Los flujos de trabajo son una serie de tareas programadas que se ejecutan de manera automática cuando se cumplen ciertas situaciones específicas. WA Toolbox proporciona una variedad de condiciones para especificar cuándo se debe ejecutar un flujo de trabajo, y también ofrece una amplia selección de acciones que se pueden realizar dentro del flujo de trabajo.
Los flujos de trabajo no son un concepto nuevo, de hecho se podrían entender como una versión evolucionada de las respuestas automáticas, ya que además de poder realizar las acciones de las respuestas automáticas que solo responden a mensajes de contactos, los flujos de trabajo también pueden detectar otros eventos y realizar otro tipo de acciones en respuesta a esos eventos.
Por ejemplo, un flujo de trabajo puede detectar cuando un usuario abandona un grupo durante un fin de semana, etiquetar al contacto y notificar a un tercero sobre este evento.
Para que un flujo de trabajo se ejecute se tiene que cumplir una o más condiciones, y de igual manera se pueden ejecutar una o más acciones. WA Toolbox actualmente puede escuchar 6 eventos diferentes y realizar 9 acciones diferentes de acuerdo con esos eventos.
Condiciones
A continuación analizaremos cada una de las condiciones disponibles en los flujos de trabajo de WA Toolbox:
Se recibe un mensaje que contiene palabras clave
Es útil cuando espera aportes específicos de sus clientes, o cuando les pide que inserten aportes específicos si quieren preguntar sobre algo. Puede insertar fácilmente las palabras clave esperadas que la aplicación activará el próximo evento si se encuentra una de ellas en el mensaje del cliente. También se puede usar el asterisco * para hacer coincidir cualquier mensaje como palabra clave.
Se recibe un mensaje con archivos adjuntos
Este evento se activa cuando se recibe cualquier tipo de archivo adjunto de sus clientes. Por ejemplo: envíe un mensaje de texto a los clientes que le envían mensajes con mensajes de voz pidiéndoles que escriban en lugar de grabar.
Se recibe una nueva llamada
Al recibir llamadas de audio o video, desde chats personales o grupales, puede definir fácilmente acciones de acuerdo con este evento. Por ejemplo: cuando alguien te llame el sábado o el domingo, envíale un mensaje de texto pidiéndole que espere hasta el lunes ya que estás fuera del horario comercial, luego coloca una etiqueta en el chat para recordarle que le devuelva la llamada.
Un usuario se une a mi grupo
Se activa cuando alguien se une a cualquiera de los grupos preseleccionados, es útil si desea enviar mensajes de bienvenida a los miembros del grupo en el grupo o en privado, o si desea activar algunas acciones del servidor remoto para agregar al usuario a su CRM.
Un usuario abandona mi grupo
Se activa cuando alguien abandona alguno de los grupos preseleccionados, es útil si desea enviar mensajes de despedida a los miembros del grupo en el grupo o en privado, o si desea activar algunas acciones del servidor remoto para etiquetar al usuario en su CRM.
Un usuario publica un nuevo estado
Se activa cuando alguien publica una nueva actualización de estado en su cuenta de WhatsApp.
Acciones
A continuación se muestra la lista de acciones que se pueden realizar cuando ocurre cualquiera de los eventos anteriores:
Enviar mensajes al chat
Responder al mismo chat de donde vino el mensaje, y esta acción tiene diferentes opciones que se pueden configurar antes de responder a ese chat:
No enviar si la conversación está abierta
Evita desencadenar acciones si el chat con el remitente ya está abierto.
No enviar en grupo
Evita desencadenar acciones si el evento que desencadenó esta acción pertenece a un grupo de chat.
Citar el mensaje del remitente
Responde y cita el mensaje que originó la acción.
Enviar el estado de escritura antes de responder
Esto le brinda al cliente una experiencia de chat real
Agregar un retraso antes de responder
Esperar un período de tiempo seleccionado antes de realizar la acción
Enviar un mensaje a otro chat
Esta acción es útil cuando desea transferir la consulta del cliente a otro compañero de equipo, esta opción le permite personalizar el mensaje y seleccionar las variables que desea incluir del mensaje original.
Etiquetar al chat
Agrega una lista preseleccionada de etiquetas al chat que activó el flujo de trabajo. Tenga en cuenta que la función Etiquetas solo está disponible en WhatsApp Business.
Desetiquetar el chat
Elimina una lista preseleccionada de etiquetas del chat que activó el flujo de trabajo.
Bloquear al usuario
Bloquea al usuario que activó el flujo de trabajo, esto es útil si desea evitar que las personas publiquen malas palabras en los chats.
Archivar el chat
¡Simplemente archiva el chat!
Fijar el chat
¡Simplemente se fija el chat! 
Enviar datos a un webhook
Esta opción activa los webhooks salientes preseleccionados, lo que le permite enviar los datos del evento a un software o servidor remoto para procesarlos, guardar la información o tal vez responder al cliente con algo. Por ejemplo, use el webhook ChatGPT-3 para manejar las respuestas en su nombre cuando no esté trabajando desde las 5:00 p. m. hasta las 9:00 a. m. del día siguiente.
Agregar el usuario a un grupo
Agregue el usuario que activó el flujo de trabajo a la lista de grupos preseleccionados.
Eliminar al usuario de un grupo
Elimina al usuario que activó el flujo de trabajo de la lista de grupos preseleccionados.
Configuraciones
Activo
Permite habilitar o deshabilitar la ejecución del flujo de trabajo.
Ejecutar solo en determinados días
Limita la ejecución del flujo de trabajo a ciertos días de la semana o fechas específicas.
Ejecutar durante determinadas horas
Limita la ejecución del flujo de trabajo a ciertas horas del día o rangos de horas específicas.
Ejecutar solo una vez por chat
Garantiza que el flujo de trabajo solo se ejecute una vez por chat, evitando repeticiones innecesarias.
Ejecutar solo para ciertos chats
Limita la ejecución del flujo de trabajo a ciertos chats específicos, en lugar de aplicarse a todos los chats.
Ejecutar solo para ciertos países
Limita la ejecución del flujo de trabajo a ciertos países específicos, en lugar de aplicarse a todos los países.